Microsoft Power Apps inzetten als autorisatietool voor Master Data

Type project: Master Data management
Sector opdrachtgever: Export (Medische) Groothandel

Vraagstuk (why)
Om de informatie en datakwaliteit in het ERP systeem te verbeteren, is er een traject gestart waarbij het invoeren van productinformatie en het controleren van die informatie beter verlopen. De wens was om op dit proces te structureren en te controleren via Power Apps / Power Automate in plaats van de huidige aanpak die uitgaat van gebruik van Excel en e-mails.

Aanpak (how)
Er is begonnen met het inventariseren van de velden in het ERP systeem en de relaties daartussen. Tegelijkertijd zijn er meetings gehouden om het proces formeel vast te leggen en de stakeholders zich daaraan te laten verbinden. Nadat alle neuzen dezelfde kant op stonden is begonnen met het maken van de applicatie in Power Apps. Hier is een invulformulier gemaakt waarbij de invulmogelijkheden zoveel mogelijk zijn gelimiteerd en vooraf zijn ingevuld. Denk hierbij aan het verplichten en verbergen van velden op basis van de input en het controleren van input op lengte en type.

Met behulp van Power Automate wordt automatisch afhankelijk van het type product een notificatie en/of vraag voor beoordeling verstuurd naar de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het controleren van de informatie. Pas wanneer het verzoek het verplichte proces heeft doorlopen wordt het automatisch in het ERP systeem geladen/ aangepast door middel van Power Automate. Ondertussen worden alle aanvragen, de snelheid van het goedkeuren en de first time right percentages bijgehouden en opgeslagen in Sharepoint.

Om het proces te waarborgen en geen producten te vergeten kijkt Power Automate ook elke dag naar de lijst met aanvragen en geeft een notificatie wanneer een verzoek tot goedkeuring langer dan 3 dagen duurt. Op het gehele proces wordt gerapporteerd met behulp van een Power BI rapport.

Resultaat (what)
Het proces om nieuwe producten in te voeren gaat sneller en duidelijker. Dit zorgt voor tijdige waarschuwingen zodat producten niet verkocht worden voordat aan de juiste voorwaarden is voldaan. Ook aanpassingen van bestaande producten worden beoordeeld, zodat er meer vertrouwen kan zijn in de informatie die in het systeem staat.

Er is voor alle stakeholders meer duidelijkheid en controle op de voortgang van hun aanvragen. Het inwerken van nieuwe werknemers gaat makkelijker, omdat het invoeren van productinformatie gebruiksvriendelijker is. Daardoor worden er ook veel fouten voorkomen door de applicatie, wat het first time right percentage verhoogd. Door middel van notificaties bij specifieke productgroepen worden de juiste stakeholders eerder in het proces geïnformeerd.

Managers hebben vanwege de informatievoorziening een betere uitgangspositie om het proces snel en effectief te verbeteren.