Automatisch genereren van facturatie bestand - Exact Online & Python

Type project: Python scripting
Sector opdrachtgever: Constructie & Machines

Vraagstuk (why)
Door de overstap naar een nieuw boekhoudprogramma (Exact Online) kon een benodigd tekstbestand, wekelijks nodig voor de facturatie, niet meer eenvoudig worden gegenereerd. Voorheen betrof dit een export uit het boekhoudprogramma dat destijds draaide. In verband met een totaal andere inrichting van de structuur en tabellen, was dit in de nieuwe situatie niet meer mogelijk. Met hang- en vliegwerk en een bypass via geknutsel in Excel, was een tijdelijke oplossing bedacht. Hier kwam echter veel handmatig werk bij kijken, wat e.e.a. niet alleen tijdrovend, maar ook onbetrouwbaar maakte. 

Aanpak (how)
Uit de gegenereerde files is logica ontleed voor het converteren van dit export bestand naar het benodigde tekst bestand. Deze logica is vertaald naar een Python script. Door verschillende testen is uiteindelijk het tekst bestand met de juiste gegevens en juiste opmaak gegenereerd.

Resultaat (what)
Python is geïnstalleerd bij de klant en het python script en benodigde bestanden zijn beschikbaar gesteld. Het script kan heel eenvoudig worden uitgevoerd door een tekstregel in de Power Shell te plakken. Door het script te ''runnen'' (uit te voeren), worden geautomatiseerd de juiste bestanden gegenereerd, waarbij ook aan boekhoudkundige controle is gedacht: een tekstbestand met verschillende debiteurencodes per entiteit en ditzelfde bestand in Excel om deze gemakkelijk te controleren. Kortom: door een eenvoudige automatiseringsslag een mooie besparing van steeds weer uren werk en een flinke verbetering qua foutgevoeligheid.